Aby skorzystać z wersji interaktywnej szkolenia - KLIKNIJ w lewym dolnym rogu ekranu okienko "Chat now"

podcast do Modułu 1 

wszystkie Slajdy do Modułu 2 - PDF

wszystkie materiały do Modułu 2 - PDF

Pobierz materiały do Modułu Szkolenia

MODUŁ 2

🎯 Cel Modułu

Głównym celem Modułu 2 jest nauczenie uczestników, jak wykorzystywać sztuczną inteligencję (AI) do automatyzacji codziennych, powtarzalnych zadań biurowych i operacyjnych. Ma to na celu przyspieszenie pracy, zwiększenie efektywności, ograniczenie błędów i uwolnienie czasu pracowników na działania strategiczne i rozwojowe. Jak podkreśla jedno ze źródeł, "Dzięki temu zyskasz więcej czasu na działania strategiczne i rozwojowe, a także ograniczysz liczbę błędów i stres związany z powtarzalnymi obowiązkami."

📌 Główne Obszary Zastosowań AI w Automatyzacji Zadań

AI może być niezwykle skuteczna w wielu codziennych czynnościach, które tradycyjnie pochłaniają dużo czasu i energii. Kluczowe zastosowania obejmują:

• Pisanie i redagowanie e-maili oraz komunikatów: AI może generować gotowe szkice wiadomości, w tym formalne komunikaty o zmianach terminów odbioru czy zaproszenia na spotkania. "Zamiast pisać te same wiadomości wiele razy — naucz AI, jak ma to robić za Ciebie." 
• Tworzenie harmonogramów i tabel: Umożliwia przekształcanie surowych notatek, np. ze spotkań, w uporządkowane tabele z zadaniami, osobami odpowiedzialnymi, terminami i statusami. Przykład z modułu pokazuje, jak notatkę "Spotkanie dotyczyło projektu wdrożenia nowego systemu CRM. Zadania: Adam przygotuje analizę potrzeb do końca tygodnia. Monika opracuje harmonogram wdrożenia do 15 czerwca. Potrzebne jest spotkanie zespołu 10 czerwca." można zamienić na czytelną tabelę. 
• Generowanie podsumowań: AI może skrócić długie dokumenty, raporty, analizy, czy dokumenty prawne do kluczowych punktów, oszczędzając czas na czytanie i przyspieszając przegląd. "Zamiast czytać długie raporty lub analizy – AI może je skrócić, zachowując sens." 
• Przygotowywanie odpowiedzi dla klientów: AI może pomóc w tworzeniu uprzejmych i profesjonalnych odpowiedzi na zapytania klientów.
• Tworzenie treści marketingowych: Obejmuje generowanie postów na media społecznościowe, sloganów, opisów usług na stronę internetową czy treści do ulotek.
• Tworzenie checklist: Na podstawie opisów procedur AI może przygotować listy kroków do wykonania, co pomaga w porządkowaniu i standaryzacji procesów.

🧠 Jak Formułować Skuteczne Prompty

Kluczem do efektywnego wykorzystania AI jest precyzyjne formułowanie promptów. Zaleca się stosowanie schematu: Rola + Zadanie + Forma + Styl + Kontekst.

• Rola: Określa, kim AI ma być (np. "Jesteś pracownikiem biura obsługi klienta ECON.").
• Zadanie: Jasno określa, co AI ma zrobić (np. "Napisz uprzejmy e-mail do klienta z informacją...").
• Forma: Wskazuje oczekiwaną strukturę odpowiedzi (np. "Forma: tabela gotowa do wstawienia do e-maila," "jako lista punktów," "checklistę kroków do wykonania w formie listy punktów").
• Styl: Definiuje ton komunikacji (np. "Styl: formalny, z wyjaśnieniem przyczyny," "Styl: przyjazny, zaangażowany").
• Kontekst: Podaje dodatkowe informacje niezbędne do wykonania zadania (np. "odbioru zużytego sprzętu w jego lokalizacji został przesunięty z 10 na 12 lipca.").

Przykładowe promptów:

• "Jesteś pracownikiem marketingu. Napisz post na Facebooka promujący bezpłatny odbiór elektroodpadów w Radwanicach. Styl: przyjazny, zaangażowany. Dodaj hasło „Oddaj i odetchnij”.
• "Na podstawie poniższego opisu procedury przygotuj checklistę kroków do wykonania w formie listy punktów." 
• "Streszcz poniższy raport w 10 punktach. Wskaż kluczowe wnioski i rekomendacje." 

🧪 Ćwiczenia Praktyczne i Weryfikacja Odpowiedzi

Moduł zachęca do aktywnego testowania i poprawiania promptów. Uczestnicy powinni:

• Wybierać zadanie (np. e-mail, tabela, podsumowanie, post na FB).
• Formułować prompt.
• Weryfikować jakość odpowiedzi AI.
• Wprowadzać poprawki do prompta, testując styl, długość i rolę, aby uzyskać idealne odpowiedzi.

🧭 Najczęstsze Błędy i Wskazówki Bezpieczeństwa

W celu uniknięcia nieefektywnych wyników i zapewnienia bezpieczeństwa danych, należy unikać typowych błędów i stosować się do wytycznych:

Najczęstsze błędy:

• ❌ Zbyt ogólny prompt: AI generuje nieuporządkowane lub mało przydatne odpowiedzi. "
• ❌ Zbyt ogólny prompt: „napisz coś o…”
• ❌ Brak formatu: AI nie wie, w jakiej formie ma być odpowiedź (np. lista, tabela, tekst ciągły).
• ❌ Brak stylu: AI nie wie, w jakim tonie ma pisać.
• ❌ Próba uzyskania od AI danych, których nie ma lub które wymagają dostępu do aktualnych, zewnętrznych baz.

Wskazówki bezpieczeństwa:

• Nie wysyłać danych poufnych lub wrażliwych do publicznych narzędzi AI online. "AI nie gwarantuje pełnej poufności w takich warunkach." 
• W przypadku przetwarzania danych firmowych lub wewnętrznych, należy korzystać z bezpiecznych, wewnętrznych systemów lub rozwiązań AI z kontrolą dostępu i prywatności.

✅ Podsumowanie

Automatyzacja rutynowych zadań z pomocą AI to klucz do zwiększenia produktywności i ograniczenia stresu w pracy. Kluczowe jest precyzyjne formułowanie promptów, określanie oczekiwanego formatu i dbanie o bezpieczeństwo danych. Dzięki AI pracownicy mogą zaoszczędzić czas, ograniczyć błędy i skupić się na strategicznych aspektach swojej pracy.

szkolenie Ai moduł nr 2.

✅ MODUŁ 2: Automatyzacja rutynowych zadań z AI

🎯 Cel modułu:

Nauczyć pracowników wykorzystywania AI do automatyzacji codziennych, powtarzalnych zadań, takich jak tworzenie checklist, generowanie maili, streszczanie dokumentów czy przygotowywanie planów działania.

🎬 Scenariusz video – precyzyjny skrypt do nagrania voiceover

🎙️ [Intro – ton spokojny, przyjazny]

Cześć! W tym module pokażę Ci, jak wykorzystać AI do automatyzacji rutynowych zadań. Dowiesz się, jak AI może pomóc w tworzeniu list zadań, generowaniu maili, streszczaniu tekstów i budowaniu planów działania. Dzięki temu zaoszczędzisz czas i skupisz się na tym, co naprawdę ważne.

🎙️ [Sekcja 1 – Wprowadzenie]

Każdego dnia wykonujemy wiele powtarzalnych czynności: piszemy podobne maile, przygotowujemy listy zadań, podsumowania spotkań czy proste raporty. To zajmuje czas i wymaga uwagi.

Z pomocą przychodzi AI, która potrafi szybko przetwarzać teksty i generować gotowe materiały na podstawie krótkich instrukcji.

🎙️ [Sekcja 2 – Dlaczego automatyzacja jest ważna]

Automatyzując rutynowe zadania:

✅ Oszczędzasz czas.

✅ Ograniczasz ryzyko błędów.

✅ Masz więcej energii na sprawy wymagające kreatywności lub analizy.

🎙️ [Sekcja 3 – Jak AI może pomóc]

AI może wykonać za Ciebie:

• Stworzenie checklisty z długiego opisu procedury.

• Przygotowanie draftu maila na podstawie kilku zdań wprowadzających.

• Streszczenie wielostronicowego raportu w kilku punktach.

• Zamianę listy wiadomości email w tabelę statusów: do zrobienia, w toku, zakończone.

🎙️ [Sekcja 4 – Konkretne przykłady promptów]

Posłuchaj przykładów:

🔹 Checklisty: „Na podstawie poniższego opisu procedury przygotuj checklistę kroków do wykonania.”

🔹 Generowanie maila: „Napisz maila z zaproszeniem na spotkanie w sprawie projektu X. W mailu uwzględnij termin, temat spotkania i link do kalendarza.”

🔹 Streszczenie dokumentu: „Streszcz w 10 punktach poniższy raport, uwzględniając kluczowe wnioski i rekomendacje.”

🎙️ [Sekcja 5 – Tworzenie planu działania]

Za pomocą AI możesz przekształcić notatki ze spotkania w plan działania. Wystarczy podać surowy tekst, a AI wygeneruje tabelę z zadaniami, odpowiedzialnymi osobami i terminami realizacji.

🎙️ [Sekcja 6 – Ćwiczenie praktyczne]

Spróbuj teraz:

1️⃣ Skopiuj do AI fragment instrukcji lub procedury z Twojej pracy.

2️⃣ Poproś AI: „Przygotuj checklistę krok po kroku na podstawie poniższego tekstu.”

3️⃣ Sprawdź, jak AI stworzy listę zadań do wykonania.

🎙️ [Sekcja 7 – Najczęstsze błędy i pułapki]

• Zbyt ogólne polecenie: AI nie wie, jaką strukturę nadać liście zadań.

• Brak informacji o oczekiwanej formie – np. czy chcesz tabeli, listy punktów czy tekstu ciągłego.

• Wysyłanie danych wrażliwych lub poufnych – AI nie gwarantuje poufności przetwarzanych treści w standardowej wersji online.

🎙️ [Sekcja 8 – Wskazówki bezpieczeństwa]

• Nie wysyłaj do AI danych wrażliwych lub poufnych, jeśli nie masz pewności, że środowisko jest zabezpieczone.

• W przypadku treści wewnętrznych – korzystaj z bezpiecznych, firmowych narzędzi lub wbudowanych rozwiązań AI z kontrolą prywatności.

🎙️ [Sekcja 9 – Podsumowanie]

Dzięki AI możesz zautomatyzować wiele rutynowych zadań, takich jak:

✅ Tworzenie list zadań i checklist.

✅ Generowanie maili i dokumentów.

✅ Tworzenie podsumowań spotkań i streszczeń raportów.

Pamiętaj – zawsze precyzuj, czego chcesz, podawaj format odpowiedzi i nie wysyłaj danych poufnych.

✅ 1️⃣ Rozbudowane szablony promptów – Moduł 2

📌 Tworzenie checklist

„Na podstawie poniższego opisu procedury przygotuj checklistę kroków do wykonania. Przedstaw ją w formie listy punktów z krótkim opisem każdego kroku.”

📌 Generowanie maili

„Napisz profesjonalnego maila z zaproszeniem na spotkanie w sprawie projektu [nazwa projektu]. Uwzględnij termin spotkania, miejsce, temat, link do kalendarza i zwrot grzecznościowy.”

📌 Streszczenie dokumentu

„Streszcz poniższy tekst w maksymalnie 10 punktach. Zaznacz kluczowe wnioski i rekomendacje.”

📌 Tworzenie planu działania

„Przekształć poniższe notatki ze spotkania w tabelę z zadaniami, osobami odpowiedzialnymi, terminami i statusami.”

📌 Tworzenie automatycznych odpowiedzi

„Na podstawie poniższej korespondencji przygotuj draft odpowiedzi w tonie profesjonalnym, z zachowaniem uprzejmości i odniesieniem się do wszystkich punktów poruszonych w mailu.”

✅ 2️⃣ Propozycje ćwiczeń

✅ Ćwiczenie 1: Skopiuj fragment procedury z Twojej codziennej pracy. Poproś AI o stworzenie checklisty krok po kroku.

✅ Ćwiczenie 2: Wprowadź temat spotkania do AI i poproś o wygenerowanie draftu maila z zaproszeniem.

✅ Ćwiczenie 3: Skopiuj fragment raportu lub długiego dokumentu i poproś AI o streszczenie w 10 punktach.

✅ Ćwiczenie 4: Przekaż AI zbiór krótkich notatek ze spotkania i poproś o przygotowanie tabeli z planem działania.

✅ 3️⃣ Pełny skrypt Voiceover – Moduł 2

(…skrypt znajduje się w poprzednim poście i jest rozbudowany. Na życzenie przygotuję go również w formacie .txt lub .pdf.)

✅ 4️⃣ Omówienie modułu na konkretnym przykładzie

Przykład problemu:

Masz notatkę:

„Spotkanie dotyczyło projektu wdrożenia nowego systemu CRM. Zadania: Adam przygotuje analizę potrzeb do końca tygodnia. Monika opracuje harmonogram wdrożenia do 15 czerwca. Potrzebne jest spotkanie zespołu 10 czerwca.”

Prompt do AI:

„Przekształć poniższe notatki ze spotkania w tabelę z zadaniami, osobami odpowiedzialnymi, terminami realizacji i statusami.”

Odpowiedź AI:

Zobacz wszystkie MODUŁY szkolenia z AI

Dołącz do naszej listy mailingowej i otrzymuj najnowsze wiadomości

2025 Copyright © Herens Finanse. All rights reserved

kontakt@herens.pl

lub napisz na adres:

skontaktuj się z nami telefonicznie:

FOLLOW US:

Usługi online

Dokumenty do pobrania

PORADY

OFERTA

umów się z nami na konsultację online

Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji o aktualnościach, wydarzeniach i promocjach .