Aby skorzystać z wersji interaktywnej szkolenia - KLIKNIJ w lewym dolnym rogu ekranu okienko "Chat now"

podcast do Modułu 1 

wszystkie Slajdy do Modułu 2 - PDF

wszystkie materiały do Modułu 2 - PDF

Pobierz materiały do Modułu Szkolenia

MODUŁ 2

🎯 Cel Modułu

Głównym celem Modułu 2 jest nauczenie uczestników, jak wykorzystywać sztuczną inteligencję (AI) do automatyzacji codziennych, powtarzalnych zadań biurowych i operacyjnych. Ma to na celu przyspieszenie pracy, zwiększenie efektywności, ograniczenie błędów i uwolnienie czasu pracowników na działania strategiczne i rozwojowe. Jak podkreśla jedno ze źródeł, "Dzięki temu zyskasz więcej czasu na działania strategiczne i rozwojowe, a także ograniczysz liczbę błędów i stres związany z powtarzalnymi obowiązkami."

📌 Główne Obszary Zastosowań AI w Automatyzacji Zadań

AI może być niezwykle skuteczna w wielu codziennych czynnościach, które tradycyjnie pochłaniają dużo czasu i energii. Kluczowe zastosowania obejmują:

• Pisanie i redagowanie e-maili oraz komunikatów: AI może generować gotowe szkice wiadomości, w tym formalne komunikaty o zmianach terminów odbioru czy zaproszenia na spotkania. "Zamiast pisać te same wiadomości wiele razy — naucz AI, jak ma to robić za Ciebie." 
• Tworzenie harmonogramów i tabel: Umożliwia przekształcanie surowych notatek, np. ze spotkań, w uporządkowane tabele z zadaniami, osobami odpowiedzialnymi, terminami i statusami. Przykład z modułu pokazuje, jak notatkę "Spotkanie dotyczyło projektu wdrożenia nowego systemu CRM. Zadania: Adam przygotuje analizę potrzeb do końca tygodnia. Monika opracuje harmonogram wdrożenia do 15 czerwca. Potrzebne jest spotkanie zespołu 10 czerwca." można zamienić na czytelną tabelę. 
• Generowanie podsumowań: AI może skrócić długie dokumenty, raporty, analizy, czy dokumenty prawne do kluczowych punktów, oszczędzając czas na czytanie i przyspieszając przegląd. "Zamiast czytać długie raporty lub analizy – AI może je skrócić, zachowując sens." 
• Przygotowywanie odpowiedzi dla klientów: AI może pomóc w tworzeniu uprzejmych i profesjonalnych odpowiedzi na zapytania klientów.
• Tworzenie treści marketingowych: Obejmuje generowanie postów na media społecznościowe, sloganów, opisów usług na stronę internetową czy treści do ulotek.
• Tworzenie checklist: Na podstawie opisów procedur AI może przygotować listy kroków do wykonania, co pomaga w porządkowaniu i standaryzacji procesów.

🧠 Jak Formułować Skuteczne Prompty

Kluczem do efektywnego wykorzystania AI jest precyzyjne formułowanie promptów. Zaleca się stosowanie schematu: Rola + Zadanie + Forma + Styl + Kontekst.

• Rola: Określa, kim AI ma być (np. "Jesteś pracownikiem biura obsługi klienta ECON.").
• Zadanie: Jasno określa, co AI ma zrobić (np. "Napisz uprzejmy e-mail do klienta z informacją...").
• Forma: Wskazuje oczekiwaną strukturę odpowiedzi (np. "Forma: tabela gotowa do wstawienia do e-maila," "jako lista punktów," "checklistę kroków do wykonania w formie listy punktów").
• Styl: Definiuje ton komunikacji (np. "Styl: formalny, z wyjaśnieniem przyczyny," "Styl: przyjazny, zaangażowany").
• Kontekst: Podaje dodatkowe informacje niezbędne do wykonania zadania (np. "odbioru zużytego sprzętu w jego lokalizacji został przesunięty z 10 na 12 lipca.").

Przykładowe promptów:

• "Jesteś pracownikiem marketingu. Napisz post na Facebooka promujący bezpłatny odbiór elektroodpadów w Radwanicach. Styl: przyjazny, zaangażowany. Dodaj hasło „Oddaj i odetchnij”.
• "Na podstawie poniższego opisu procedury przygotuj checklistę kroków do wykonania w formie listy punktów." 
• "Streszcz poniższy raport w 10 punktach. Wskaż kluczowe wnioski i rekomendacje." 

🧪 Ćwiczenia Praktyczne i Weryfikacja Odpowiedzi

Moduł zachęca do aktywnego testowania i poprawiania promptów. Uczestnicy powinni:

• Wybierać zadanie (np. e-mail, tabela, podsumowanie, post na FB).
• Formułować prompt.
• Weryfikować jakość odpowiedzi AI.
• Wprowadzać poprawki do prompta, testując styl, długość i rolę, aby uzyskać idealne odpowiedzi.

🧭 Najczęstsze Błędy i Wskazówki Bezpieczeństwa

W celu uniknięcia nieefektywnych wyników i zapewnienia bezpieczeństwa danych, należy unikać typowych błędów i stosować się do wytycznych:

Najczęstsze błędy:

• ❌ Zbyt ogólny prompt: AI generuje nieuporządkowane lub mało przydatne odpowiedzi. "
• ❌ Zbyt ogólny prompt: „napisz coś o…”
• ❌ Brak formatu: AI nie wie, w jakiej formie ma być odpowiedź (np. lista, tabela, tekst ciągły).
• ❌ Brak stylu: AI nie wie, w jakim tonie ma pisać.
• ❌ Próba uzyskania od AI danych, których nie ma lub które wymagają dostępu do aktualnych, zewnętrznych baz.

Wskazówki bezpieczeństwa:

• Nie wysyłać danych poufnych lub wrażliwych do publicznych narzędzi AI online. "AI nie gwarantuje pełnej poufności w takich warunkach." 
• W przypadku przetwarzania danych firmowych lub wewnętrznych, należy korzystać z bezpiecznych, wewnętrznych systemów lub rozwiązań AI z kontrolą dostępu i prywatności.

✅ Podsumowanie

Automatyzacja rutynowych zadań z pomocą AI to klucz do zwiększenia produktywności i ograniczenia stresu w pracy. Kluczowe jest precyzyjne formułowanie promptów, określanie oczekiwanego formatu i dbanie o bezpieczeństwo danych. Dzięki AI pracownicy mogą zaoszczędzić czas, ograniczyć błędy i skupić się na strategicznych aspektach swojej pracy.

Zobacz wszystkie MODUŁY szkolenia z AI

Dołącz do naszej listy mailingowej i otrzymuj najnowsze wiadomości

2025 Copyright © Herens Finanse. All rights reserved

kontakt@herens.pl

lub napisz na adres:

skontaktuj się z nami telefonicznie:

FOLLOW US:

Usługi online

Dokumenty do pobrania

PORADY

OFERTA

umów się z nami na konsultację online

Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji o aktualnościach, wydarzeniach i promocjach .