Wyjaśniamy, jakie dane przetwarzamy podczas korzystania z serwisu, diagnozy projektu, rozmowy z AI i rezerwacji konsultacji. Zakres danych ograniczamy do tego, co jest potrzebne do udzielenia odpowiedzi, przygotowania współpracy, bezpieczeństwa i działania usług.
Administratorem danych osobowych jest „HERENS FINANSE” spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Krakowska 19–23/3, 50-424 Wrocław, KRS 0000647018, NIP 8971831067, REGON 365865740 („Administrator”, „Herens”).
Kontakt w sprawach prywatności i realizacji praw: hello@herens.pl. Polityka dotyczy serwisu herens.pl oraz domeny technicznej herens-agency.vercel.app. Ostatnia aktualizacja: 4 września 2026 r.
Dane: adres IP, data i czas żądania, adres podstrony, dane przeglądarki i urządzenia, informacje diagnostyczne oraz logi bezpieczeństwa.
Cel: udostępnienie serwisu, ochrona przed nadużyciami, wykrywanie błędów i zapewnienie ciągłości działania.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes Administratora polegający na bezpiecznym utrzymaniu serwisu i obronie przed roszczeniami.
Dane: losowy identyfikator sesji, odwiedzana ścieżka, rodzaj treści, zdarzenie w lejku, parametry UTM i domena odsyłająca. Nie łączymy analityki z treścią formularza, rozmową z AI ani adresem e-mail.
Cel: pomiar użyteczności treści i drogi od pierwszej wizyty do konsultacji.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, w połączeniu z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.
Dane: imię, służbowy adres e-mail, opcjonalny telefon, firma, rola, opis problemu, skala organizacji, stan projektu, wpływ biznesowy, termin, budżet, dodatkowy kontekst, rekomendacja, źródło pozyskania oraz historia kontaktu i status sprawy.
Cel: przyjęcie zapytania, kwalifikacja projektu, przygotowanie konsultacji, kontakt zwrotny, uzgodnienie zakresu i obsługa dalszej relacji.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy podejmujemy działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla uzasadnionego interesu polegającego na obsłudze zapytań B2B, dokumentowaniu ustaleń i obronie roszczeń; art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie dobrowolnej zgody na kontakt lub dodatkowy follow-up.
Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, firma lub rola, opis celu spotkania, wybrany termin, odpowiedzi wymagane przez formularz rezerwacji oraz informacje o uczestnikach wydarzenia.
Cel: organizacja konsultacji, wysłanie potwierdzenia, zaproszenia kalendarzowego, linku Google Meet i przypomnień.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO — sprawna organizacja spotkania i dokumentowanie ustaleń biznesowych.
Dane: treść wiadomości oraz maksymalnie ostatnich 12 komunikatów potrzebnych do zachowania kontekstu rozmowy. Herens zapisuje w bazie jedynie skrót identyfikatora sesji i czas żądania do ochrony przed nadużyciami; treść rozmowy nie trafia do CRM.
Cel: kontekstowa diagnoza problemu biznesowego, udzielenie odpowiedzi i wskazanie możliwego następnego kroku.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działanie na żądanie użytkownika, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO — bezpieczeństwo i ograniczanie nadużyć. Wiadomość jest przekazywana do OpenAI dopiero po wybraniu przycisku wysłania. Nie wpisuj danych poufnych, danych szczególnych kategorii, haseł ani danych płatniczych.
Dane: dane kontaktowe, treść zapytania, rekomendacja, historia wysłanych wiadomości i informacja, czy konsultacja została zarezerwowana.
Cel: potwierdzenie otrzymania diagnozy, przypomnienie o możliwym następnym kroku, powiadomienie opiekuna i uniknięcie zbędnego kontaktu po rezerwacji.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b, f lub a RODO — zależnie od charakteru zapytania i udzielonej zgody. Komunikacja handlowa wymagająca odrębnej zgody nie będzie prowadzona bez właściwej podstawy.
Dane: dane klienta i członków zespołu, projekt, role, status, harmonogram, decyzje, zgłoszenia, dokumenty, raporty jakościowe i dane rozliczeniowe — wyłącznie gdy rozpocznie się współpraca i odpowiednia funkcja zostanie udostępniona.
Cel: zawarcie i wykonanie umowy, prowadzenie projektu, rozliczenia, bezpieczeństwo dostępu i obsługa posprzedażowa.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla ochrony praw, zapewnienia bezpieczeństwa i organizacji współpracy B2B.
Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby Herens oraz dostawcy wspierający działanie serwisu i obsługę zapytań, w szczególności:
Dostawcy przetwarzają dane na podstawie właściwych umów i własnych warunków usług. W zależności od konkretnej operacji mogą działać jako podmioty przetwarzające albo odrębni administratorzy.
Niektórzy dostawcy mają siedzibę lub infrastrukturę w Stanach Zjednoczonych, dlatego dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku transfer odbywa się na podstawie mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innego właściwego zabezpieczenia.
Szczegóły opisują dokumenty dostawców: Vercel, Neon, Google i OpenAI. Informację o stosowanym zabezpieczeniu można uzyskać pod adresem hello@herens.pl.
Jeżeli konkretne dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, ich usunięcie może zostać odroczone do zakończenia właściwego postępowania lub upływu okresu przedawnienia.
Korzystanie z treści strony nie wymaga przesłania danych formularzowych. Podanie danych w diagnozie, rezerwacji, wiadomości lub AI Concierge jest dobrowolne, lecz bez danych oznaczonych jako wymagane nie będziemy mogli obsłużyć konkretnego zapytania, zapisać diagnozy, odpowiedzieć albo zorganizować spotkania.
Nie prosimy w publicznych formularzach ani Concierge o hasła, dane kart płatniczych, informacje medyczne ani inne dane szczególnych kategorii. Jeżeli nie są konieczne do sprawy, nie przesyłaj ich również w polu otwartym.
Cookies i podobne technologie opisuje osobna Polityka cookies. Ustawienia możesz zmienić w dowolnym momencie przez ikonę ciasteczka po lewej stronie albo przycisk w stopce.
Odrzucenie analityki i funkcji osadzonych nie ogranicza dostępu do podstawowej treści strony. Zamiast osadzonego kalendarza możesz skorzystać z bezpośredniego linku do Google.
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, cele, dostawcy, funkcje serwisu albo zakres przetwarzania. Data i wersja znajdują się na początku dokumentu. Jeżeli zmiana wymaga nowej zgody, poprosimy o nią przed rozpoczęciem dodatkowego przetwarzania.
Dokument ma charakter informacyjny i opisuje konfigurację serwisu w dniu aktualizacji. Pytania dotyczące konkretnej sytuacji możesz skierować na hello@herens.pl.