Wsparcie AI w Środowisku MS Office (Word, Excel)

Niniejszy briefing szczegółowo omawia treści i cele Modułu 8 szkolenia ECON, zatytułowanego „Wsparcie AI w środowisku MS Office (Word, Excel)”. Moduł ten ma na celu przedstawienie, jak sztuczna inteligencja może zrewolucjonizować codzienną pracę biurową, szczególnie w kontekście programów Word i Excel, automatyzując zadania i zwiększając efektywność.

 

1. Główne Cele Modułu

Głównym celem modułu jest nauczenie użytkowników, jak wykorzystać AI do zaoszczędzenia czasu, automatyzacji powtarzalnych zadań i zwiększenia jakości dokumentów oraz analiz w programach Word i Excel. Jak podkreśla voiceover, "W tej części pokażemy Ci, jak możesz wykorzystać AI do pracy w najpopularniejszych programach biurowych: Word i Excel. Dzięki temu zaoszczędzisz czas, zautomatyzujesz powtarzalne zadania i zwiększysz jakość swoich dokumentów oraz analiz."

 

2. Zastosowanie AI w MS Word

AI oferuje znaczące wsparcie w tworzeniu i modyfikowaniu dokumentów tekstowych:

• Generowanie pism i umów: AI może stworzyć gotowy tekst do pism urzędowych, umów czy notatek. Wystarczy podać, co dokument ma zawierać, do kogo jest kierowany i jaki ma mieć styl. Przykładem jest stworzenie formalnego pisma do Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska w kilka sekund, podając jedynie numer BDO i temat. 
• Komunikacja wewnętrzna: AI może pomóc w tworzeniu notatek służbowych czy instrukcji, przekładając zawiłości prawne na prosty, zrozumiały język. Możliwe jest także dostosowanie stylu pisma do odbiorcy, np. "bardziej urzędowy dla klienta, przystępny dla pracowników operacyjnych." 
• Generowanie podziękowań i streszczeń: Moduł wskazuje również na możliwość generowania eleganckich listów z podziękowaniami dla klientów oraz streszczanie dokumentów prawnych, takich jak ustawa o odpadach, w przystępnych punktach. 

 

3. Zastosowanie AI w MS Excel

W Excelu AI "naprawdę błyszczy", oferując zaawansowane możliwości analizy i automatyzacji:

• Analiza danych: AI potrafi podsumować tabele danych, tworzyć wykresy, identyfikować trendy zmian, a nawet wykrywać błędy. Zamiast ręcznego sumowania ton czy kodów, "AI zrobi to za Ciebie." 
• Tworzenie zestawień i raportów: AI może stworzyć gotowe zestawienie do raportu BDO lub pomóc w obliczaniu kosztów oferty. Przykładowo, można poprosić o analizę danych z pliku Excel, podsumowanie ilości odpadów według kodów, miesięczną średnią i największe odchylenia.
• Wykrywanie niezgodności: AI jest w stanie wskazać potencjalne błędy lub niezgodności w danych Excela, takie jak brakujące dane, niepoprawne wartości masowe (ujemne, puste) czy błędne kody odpadów. 

 

4. Klucz do Sukcesu: Formułowanie Promptów

"Cała magia tkwi w tym, jak formułujesz prompt. Dobrze napisane polecenie = dobre rezultaty." Moduł podkreśla znaczenie precyzyjnego i jasnego formułowania zapytań do AI, aby uzyskać optymalne wyniki. Przykłady promptów dostarczone w module obejmują zarówno te do Worda (np. "Napisz formalne pismo do Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska...") jak i do Excela (np. "Stwórz zestawienie kodów odpadów i masy z pliku Excel, podaj średnią miesięczną i największe odchylenia.").

 

5. Bezpieczeństwo Danych i Kontrola Użytkownika

Mimo korzyści, moduł kładzie silny nacisk na bezpieczeństwo danych: "Pamiętaj jednak, że dane firmowe są poufne." Podkreśla się, że nie należy przesyłać wrażliwych danych do AI bez uprzedniego usunięcia poufnych treści lub skorzystania z lokalnych, bezpiecznych narzędzi. Niezwykle ważne jest również, aby "Zawsze sprawdzać efekty pracy AI i zatwierdzać je samodzielnie." AI ma być wsparciem, nie zastąpieniem człowieka.

 

6. Podsumowanie i Dalsze Kroki

Moduł kończy się podsumowaniem, że AI może stać się "niezawodnym wsparciem w codziennej pracy z dokumentami i analizami", które "nie zastąpi Cię, ale zaoszczędzi dziesiątki godzin w miesiącu." Uczestnicy są zachęcani do wykonania praktycznych ćwiczeń, aby utrwalić nabyte umiejętności.

 

7. Format i Styl Modułu

Moduł jest prezentowany w profesjonalnym, ale przystępnym stylu, zrozumiałym dla osób nietechnicznych. Wykorzystuje format poziomy (16:9) z kolorystyką zgodną z brandingiem ECON (zielony/szary/niebieski), minimalistycznym tłem biurowym lub cyfrowym oraz przyjazną, profesjonalną postać avatara.